CONGRESOS Y CONVENCIONES

Pleneación, organización y conducción de eventos científicos nacionales e internacionales. Diseño de convenciones e incentivos para empresas y corporativos.

Nuestra filosofía

En Congresos Aria nos interesa poder establecer con nuestros clientes estrategias operativas que deriven en un pleno conocimiento del evento a realizarse. De la misma menera mantenemos ese toque de sensibilidad que lo da la interacción cercana con los asistentes,

Nuestro compromiso

Estamos conscientes de las necesidades de conducción que requiere un comité organizador y por lo mismo nos comprometemos con ellos de principio a fin, poniendo a su disposición nuestra experiencia en la organización de congresos y convenciones

Nuestra garantía

Estamos comprometidos con su éxito. Nuestro personal funcionará respondiendo a los requerimientos en tiempo y forma. Nuestros clientes no son solamente números y listados. Sabemos que todos tienen sus particularidades y susceptibilidades

Estamos comprometidos con su éxito

Elaboración del Plan Operativo

En conjunto con el Staff del Comité Organizador, elaboramos un Plan Operativo con línea de tiempo, para que en caso de que el Comité lo requiera, coordinar el equipo de apoyo y verificar que el Programa se cumpla correctamente

Supervisión de tiempos y montajes

La ejecución correcta de tiempos y montajes de acuerdo al Programa Final garantiza el éxito del evento, de ahí la importancia de su supervisión. La coordinación operativa del congreso es nuestra especialidad y compromiso.

Preguntas cruciales

Porqué contratarnos?

No somos una agencia de viajes que de repente decidió organizar un congreso. Por el contrario como coordinadores de congresos atendemos los imponderables que invariablemente se presentan y buscamos resolverlos cuando son inminentes e incluso antes de que afecten el desarrollo del evento.

Ud. que beneficios obtiene?

Nuestro apoyo le significará no ocuparse de todos los aspectos que implica la organización de un congreso y de esta manera atender sus compromisos durante el evento. Nuestro objetivo es liberar al organizador de toda esa carga de trabajo que le impide integrarse a las actividades académicas y sociales.

Cuanto costamos?

Apoyo en el diseño del programa, elección de la sede a través de viajes de inspección programados, optimización de recursos, supervisión y conducción de montajes y actividades académico-sociales, recepción y atención de los asistentes. Estas son solo algunas de las funciones que llevamos a cabo, SIN COSTO para el Comité Organizador (aplica condiciones)

Una correcta organización de congresos y convenciones, significa la optimización de espacios y tiempo, manejo adecuado de los recursos, cumplimiento de objetivos y desarrollo íntegro del programa. Nos abocaremos al cumplimiento del programa a través de un "Plan Operativo" que incluye horarios y actividades, considerando siempre los siguientes puntos:

PLANEACION

Elección del lugar indicado: No obstante su belleza, la elección de la sede lo determina la infraestructura y ubicación. Las carencias o dificultad de acceso puede derivar en fracasos. Apoyamos al cliente con recomendaciones objetivas en aspectos tanto económicos como de servicios, para que su elección sea la adecuada.
Negociación de tarifas: Obtener la tarifa más conveniente se vuelve una tarea primordial para nosotros. Contar con la titularidad del evento como agencia oficial, nos permite obtener servicios, descuentos y cortesías, sin que el cliente tenga que participar en reuniones y juntas que lo distraigan de sus ocupaciones.
Registro y reservaciones: Atenderemos todas las reservaciones vía telefónica, Whatsapp, e-mail. O en nuestra página de Internet, las cuales se confirmarán por escrito en un período no mayor a 24 horas

ESTRATEGIA

Estudio previo del evento: En conjunto con el cliente se determina el objetivo específico evento así como sus características.
Programa de actividades: Se debe diseñar un programa tentativo enfocándonos en las actividades principales del evento: Programa académico. Banquetes programados. Tiempo libre y/o actividades alternas.
Lista de necesidades para el evento: Convenios con aerolíneas. Registro de asistentes. Mesa de hospitalidad. Coffee break. Equipo audiovisual. Displays o escenografías. Apoyos adicionales.
Elaboración de presupuestos: Estimado previo de gastos, que deberá empatarse con los siguientes aspectos: Análisis de ingresos y su estudio comparativo. Análisis de proveedores rubro por rubro. Costo unitario por evento y por número de participantes. Costo unitario de paquetes por persona (comité organizador y staff)

SERVICIOS IN SITU

* Pre registro de asistentes por medio de listados y reservaciones * Mesa de hospitalidad y conducción de asistentes * Balance de cuentas, pagos y facturación * Supervisión de montajes para sesiones, recesos y banquetes * Solución de imprevistos y atención a necesidades de última hora.
1. Reunión pre-congreso con el personal de las diferentes áreas 2. Montaje de la oficina del comité organizador 3. Supervisión de montaje de salones y equipo audiovisual 4. Atención a ponentes y sus necesidades 5. Coordinación de transporte 6. Verificación de un correcto montaje en banquetes programados 7. Auditoría diaria de cuenta maestra del Comité Organizador y verificación de servicios al 100% 8. Desde el inicio de las negociaciones y hasta la salida del último huésped u organizador, estaremos apoyando al Comité Organizador hasta el felíz término del evento